Bereikbaarheidszenuwen: “Hé, heb ik nou iets gemist?”

Om technologie voor de zorg te ontwikkelen, is het essentieel om de zorg écht goed te begrijpen. Daarom liep TeamTelefoon twee weken mee met vier verschillende zorgteams, zowel vóór als na de implementatie van de app. Tijdens deze periode observeerden we de dagelijkse praktijk van de zorgteams en ontdekten we, al pratend in de auto, op weg naar cliënten, wat de invloed van bereikbaarheid is op wijkverpleegkundigen. In dit artikel delen zorgmedewerkers hun ervaringen over het thema: "meer rust, minder regeldruk".

Spoken in je hoofd

Voorafgaand aan de overstap naar TeamTelefoon zorgde de bereikbaarheid voor veel irritatie en stress onder de zorgmedewerkers. De oude werkwijze vroeg namelijk om constante aandacht voor de bereikbaarheid. Teamleden moesten zich per dienst handmatig aanmelden en afmelden via een aparte applicatie op hun telefoon. Dit gaf onrust en verhoogde de werkdruk.

Verpleegkundige Marjan deelt haar ervaring: “Ik moest mezelf er elke dag aan herinneren om te checken of ik wel bereikbaar was. Regelmatig stapte ik in de auto met de gedachte: ‘Oh nee, alweer vergeten in te loggen.’” Deze continue mentale belasting maakte de werkdag onnodig ingewikkeld en zorgde voor extra stress.

⁠“Gemiste oproepen zorgden voor onrust binnen het team.”

Bij het oude systeem wisten teamleden vaak niet waar een oproep vandaan kwam en wie deze had afgehandeld. “Ik zag dan wel dat we een gemiste oproep hadden, maar ik wist niet wat daarmee gebeurd was,” vertelt verzorgende Petri over het gebrek aan inzicht. Dit zorgde voor onrust binnen het team. “We moesten daardoor veel berichtjes heen en weer sturen om te achterhalen wie gebeld had en waarom,” voegt ze toe. Petri benadrukt dat alle teamleden graag willen weten of een oproep goed is afgehandeld: “Anders blijft het door je hoofd spoken.”

Niets meer aan doen

Met de komst van TeamTelefoon is het gedaan met de ‘bereikbaarheidszenuwen’. In de TeamTelefoon-app staat het rooster voor de bereikbaarheid namelijk al klaar. “Mijn collega’s vinden het heerlijk dat ze niet elke keer moeten inloggen en dan weer moeten uitloggen,” vertelde verpleegkundige Miranda toen ze tussen de cliënten door op de fiets sprong. “Alles staat gewoon paraat, je hoeft er verder niets meer aan te doen.” ⁠

Ook zijn de teamleden zich na de implementatie van TeamTelefoon minder druk gaan maken om de inkomende oproepen. Door de koppeling met Nedap Ons® komen oproepen direct bij het juiste teamlid terecht, waardoor de teamleden zeker weten dat de oproep ook echt voor hen bedoeld is. Mochten de teamleden het telefoontje alsnog niet kunnen opnemen, wat natuurlijk kan gebeuren op route, zien ze in het logboek precies wie dat wel heeft gedaan. “Je weet nu gewoon zeker dat een collega de oproep heeft opgepakt,” geeft Marjan aan. “Daar is die gesprekslog zo fijn voor. Daar kijk ik niet altijd naar, maar wel als ik denk: hé, heb ik nou iets gemist? Dan zie ik wie er heeft opgenomen en is het weer prima.”

Zomeradministratie

Met het oude systeem was het voor teamleden moeilijk om kleine aanpassingen te maken in het rooster of de samenstelling van het team. Dit zorgde ervoor dat administratieve taken veel meer tijd in beslag namen dan nodig was. Daarnaast zorgde de oude werkwijze voor extra regelwerk bij gemiste oproepen of wanneer een oproep door het verkeerde teamlid werd aangenomen. Vaak konden zorgmedewerkers de cliënt of mantelzorger niet terugbellen, omdat oproepen soms werden doorgeschakeld vanuit het klantcontactteam. Dit leidde ertoe dat zorgmedewerkers veel tijd kwijt waren met het achterhalen van de herkomst van gemiste oproepen, uit angst iets belangrijks te missen.

“Als er iemand komt invallen, hoef ik alleen maar een uitnodigingscode op te sturen.”

“Wat betreft administratie ben ik echt enorm veel minder tijd kwijt,” vertelde Nora tijdens het onderzoek. “Wanneer er bijvoorbeeld een invaller in het team zit die nu niet meer bij ons werkt, kan iedereen die makkelijk verwijderen. Als iemand dan toch weer een keer komt invallen, stuur je gewoon weer een uitnodigingscode op. Dan zit die persoon er weer in. Het gaat echt veel sneller nu. In de zomervakantie is dit natuurlijk een hot item.”

Rust, overzicht en efficiëntie in de zorg

De overstap naar TeamTelefoon heeft voor de zorgmedewerkers duidelijk positieve veranderingen teweeggebracht. Waar de oude werkwijze zorgde voor stress, onduidelijkheid en administratieve rompslomp, zorgt de nieuwe technologie voor rust, overzicht en efficiëntie. Het automatisch klaarstaan van het rooster, de koppeling met Nedap Ons® en de eenvoud in administratie hebben de werkdruk verlaagd en de bereikbaarheid verbeterd. Zorgmedewerkers kunnen zich nu beter focussen op hun kerntaken en hebben meer vertrouwen in de afhandeling van oproepen. TeamTelefoon helpt om de werkdag van zorgmedewerkers soepeler en minder stressvol te maken.